In vielen Unternehmen steigen die IT-Kosten Jahr für Jahr. Neue Versionen erscheinen im Abo-Modell, Lizenzpreise erhöhen sich regelmäßig und gleichzeitig wachsen die Anforderungen an digitale Arbeitsplätze. Besonders kleine und mittlere Betriebe stehen dadurch vor einem Dilemma: Moderne Software ist unverzichtbar, aber nicht jede Investition rechnet sich sofort. Genau hier rückt ein Thema in den Fokus, das lange unterschätzt wurde – gebrauchte Softwarelizenzen. Was bedeutet „gebrauchte Software“ überhaupt? Im Gegensatz zu physischen Produkten nutzt sich Software nicht ab. Eine Lizenz bleibt technisch identisch, egal ob sie erstmals oder zum zweiten Mal verwendet wird. Wenn ein Unternehmen seine IT umstellt, Mitarbeiter reduziert oder Programme nicht mehr benötigt, werden diese Lizenzen frei. Statt sie verfallen zu lassen, können sie weiterverkauft und von anderen Firmen genutzt werden. Der entscheidende Punkt: Man erhält exakt dieselben Funktionen wie bei einer neuen Lizenz. Es gibt keinen Leistungsunterschied, keine eingeschränkten Features und keine verkürzte Laufzeit – vorausgesetzt, die Lizenz wurde rechtmäßig übertragen. Rechtliche Grundlage in Europa Viele Vorbehalte gegenüber gebrauchter Software stammen aus früherer Unsicherheit über die Legalität. Doch bereits 2012 entschied der Europäische Gerichtshof, dass Softwarelizenzen weiterverkauft werden dürfen. Der Bundesgerichtshof bestätigte dieses Urteil kurze Zeit später. Seitdem gilt: Wenn eine Lizenz ursprünglich rechtmäßig erworben wurde und der Erstkäufer sie nicht weiter nutzt, darf sie übertragen werden. Das schafft Planungssicherheit. Unternehmen können gebrauchte Lizenzen einsetzen, ohne später Probleme bei Audits befürchten zu müssen – vorausgesetzt, sie erhalten eine saubere Dokumentation der Übertragung. Wirtschaftlicher Vorteil Der größte Anreiz liegt natürlich im Preis. Je nach Produkt und Version lassen sich häufig 30 bis 80 Prozent gegenüber Neuware sparen. Besonders bei Bürosoftware, Serverlizenzen oder Grafikprogrammen können diese Unterschiede erheblich sein. Für Firmen mit vielen Arbeitsplätzen summiert sich das schnell zu fünfstelligen Beträgen. Hinzu kommt ein strategischer Effekt: Statt dauerhaft Mieten zu zahlen, besitzt das Unternehmen wieder eine klassische Kauflizenz. Dadurch sinken langfristige Betriebskosten und Budgets werden planbarer. Nachhaltigkeit als zusätzlicher Faktor Neben den Kosten spielt zunehmend Nachhaltigkeit eine Rolle. Softwareproduktion verbraucht zwar keine Rohstoffe im klassischen Sinne, aber sie bindet Ressourcen in Entwicklung, Vertrieb und Infrastruktur. Die Weiternutzung vorhandener Lizenzen verlängert deren Lebenszyklus und reduziert unnötige Neuanschaffungen. Gerade in Zeiten wachsender ESG-Anforderungen achten viele Unternehmen stärker darauf, bestehende digitale Ressourcen sinnvoll weiterzuverwenden. Gebrauchte Software passt damit perfekt in eine nachhaltige IT-Strategie. Sicherheit und Dokumentation Ein wichtiger Punkt ist die Nachvollziehbarkeit. Seriöse Anbieter liefern vollständige Unterlagen zur Lizenzhistorie, zur Herkunft und zur Übertragung. Diese Dokumentation ist entscheidend, damit ein Unternehmen im Falle einer Prüfung nachweisen kann, dass alles korrekt erworben wurde. Außerdem sollten Produktschlüssel geprüft sein und Updates weiterhin verfügbar bleiben. Bei ordnungsgemäß übertragenen Volumenlizenzen besteht der Anspruch auf Sicherheitsupdates und Patches genauso wie bei neu gekaufter Software. Beispiel aus der Praxis Viele Firmen stoßen erst bei Budgetplanungen auf dieses Thema. Gerade bei der Ausstattung neuer Arbeitsplätze oder beim Ersatz alter PCs summieren sich Lizenzkosten erheblich. An dieser Stelle setzen spezialisierte Anbieter an, etwa https://eomi.com – Mit gebrauchter Software IT-Kosten senken. Dort können Unternehmen sowohl Lizenzen kaufen als auch ungenutzte verkaufen und so ihr Budget zusätzlich entlasten. Das Prinzip funktioniert ähnlich wie ein Marktplatz für IT-Assets, nur mit geprüfter Rechtssicherheit und vollständiger Dokumentation. Wann sich gebrauchte Software besonders lohnt Der Einsatz ist vor allem sinnvoll, wenn stabile Softwareversionen benötigt werden. Viele Betriebe brauchen keine jährlich neuen Funktionen, sondern zuverlässige Programme für Buchhaltung, Office-Arbeiten oder Bildbearbeitung. Hier kann eine bewährte Version über Jahre hinweg problemlos genutzt werden. Auch bei Serverumgebungen oder virtuellen Maschinen spielt Kontinuität eine größere Rolle als Innovation. Unternehmen profitieren davon, bekannte Systeme weiterzuführen, ohne regelmäßig neu investieren zu müssen. Fazit Gebrauchte Software ist längst kein Geheimtipp mehr, sondern ein strategisches Instrument zur Kostenkontrolle. Sie bietet denselben Funktionsumfang wie neue Programme, ist rechtlich abgesichert und kann Budgets deutlich entlasten. Gleichzeitig trägt sie zu nachhaltiger IT-Nutzung bei und ermöglicht flexiblere Investitionsentscheidungen. Wer IT-Ausgaben optimieren möchte, sollte deshalb nicht nur über neue Lizenzen oder Abonnements nachdenken. Oft liegt das größte Sparpotenzial in bereits existierender Software, die einfach ein zweites Leben bekommt.
