Seit Jahren rechne ich mit unserer Reisestelle Taxibelege oder öffentliche Verkehrsmittel ab, die währned einer Geschäftsreise angefallen sind. Das beinhaltet auch Taxifahrten am Samstagabend in Hongkong von der Disse im Vollrausch zurück ins Hotel. Seit unser Abrechnungsteam eine neue Vorgesetze hat, machen die jetzt Mucken: Meine Story: ich hatte einen Mietwagen für 2 ganze Tage Ungarn nagtürlich ab Flughafen. Am Abend bin ich dann mit der Metro zum Essen mit dem Kollegen, der schwer gehbehindert war (eigenlich nicht reisefähig aber was tut man nicht alles für die Firma). Auf dem Rückweg habe ich dann ein Taxi gerufen (was durch das Anrufen nochmals 30% Preisersparnis macht), weil wir nicht den ganzen Weg zurück zur Metro laufen wollten/konnten. Gleiches Prozedere am Folgetag nochmals. 2 Taxis je ca. 7 EUR. Die Metrobelege sind nur 40 Zent/Person, also vergessen wirs. Nun macht die Dame Probleme, weil ich 1. einen Mietwagen gehabt hätte und ja mit dem fahren hätte können (Stichwort: Parkhaus hätte auch gekostet, 0,0 Promille zählt nicht) 2. die Firma seit neuestem "private Fahrten" auf der Geschäftsreise nicht mehr ersetzen will. Frage: sind - wie bisher gehandhabt - alle Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Taxis, Bahn über den gesamten Zeitraum der Geschäftsreise steuerfrei ersetzbar oder muss hier für jede Fahrt der Nachweis erbracht werden, dass dieser Transport geschäftlich war? Ich habe jedenfalls per email klargestellt, dass die Restaurantbesuche geschäftlich waren (Vor/Nachbesprechung) und jetzt geht das wohl durch....
naja, rein private Fahrten von der Firma ersetzen zu lassen ist schon irgendwo grenzwertig... ein geschaeftlicher Grund wird sich doch immer finden lassen :wink: Und wenn deine steuerliche Heimat D ist, muesstest du die privaten Fahrten wohl auch noch als geldwerten Vorteil versteuern wenn sie dir von der Firma ersetzt werden... schon aus Aufwandsgruenden ist dann die Ansicht des Abrechnungsteam verstaendlich.
Offiziell gelten natürlich nur Fahrten mit einem geschäftlichen Zusammenhang als absetzbar, aber andererseits, wie will der Finanzbeamte bei einer Steuerprüfung bei der Flut von solchen Belegen diese auseinanderhalten. Ausserdem finde ich es natürlich auch kleinlich von der Firma, Dich evtl. auch übers Wochenende wegzuschicken, und dann bei ein paar Taxi Quittungen herumzuzicken (oder macht Eure Firma nur 15,000 Euro im Jahr Umsatz, und von den 7 Euro hängt das Wohl der Firma ab, wohl nicht). Leider aber gibt es genügend Kleingeister, die meinen der Firma jeeeede Menge Geld einzusparen, indem man U-Bahn Tickets zur Erstattung ablehnt. Allerdings sei ein kleiner Tip erlaubt: diese Dame scheint ja eine sehr genau zu sein, und sie wird es wohl nicht dabei belassen, die Reisekosten abzurechnen und hier und da mal einen Beleg zurückgehen zu lassen. Daher kann ich Dir nur raten, bei allen Belegen, die Du abgibst, 100% auf der sicheren Seite zu sein (kennen wir alle, der Taxifahrer hat Dir einen Beleg mitgegeben, und ein falsches Datum eingetragen, o.ä.). Im Zweifelsfall können Belege, die irgendwie zweifelhaft sind, gerne zu Deinen Ungunsten ausgelegt werden, und das Arbeitsverhältnis ist mit sofortiger Wirkung (im ungünstigsten Fall), oder aber zum nächsten 1. beendet. Begründung: Betrug. Wenn Firmen Dir etwas wollen, Reisekosten sind ein sehr weites Feld, und man findet immer was, es sei denn, man ist sehr gewissenhaft. Ich reiche im Zweifelsfall einen Beleg lieber nicht ein.
Danke an euch alle!! Wie gesagt, bei der alten Abrechnungsdame die jetzt in Rente ist (und die war ziemlich genau, da lief nix mit unter den Tisch kehren), wurden alle Beförderungsquittungen ersetzt solange es innerhalb der Geschäftsreiseperiode war. Wahrscheinlich hat XIDAR recht, das kann der Finanzbeamte nicht überpfrüfen, bei sovielen Quittungen. Wie xidar unten sagt: grundsätzlich kann die Firma alles ersetzen (siehe Lustreisen bei VW), es ist nur die Frage, ob ein geldwerter Vorteil entsteht. d.h. ggf. müssten diese Beträge mit meinem (spitzen-)Steuersatz versteuert werden. Das wären dann bei jedem Reisenden emails an die Personalabteilung wegen ein paar Euro. Ähnliches gilt m.E. beim Frühstück, wenn es extra ausgewiesen wird (z.B. in Asien des öfteren). Dann müssen wir es selbst zahlen, weil es keine steuefreie Erstattung geben kann. Meine Firma müsste lt. globaler Reiserichtlinie das Frühstück ersetzen! Täte sie das, würden Reisestelle und HR tausende emails im Jahr wegen geldwerter Vorteil von je Reise 20-50 EUR tauschen - ein Aufwand, der nicht gerechtfertigt ist. Also zukünftig muss ich für die privaten Fahrten am Samstag nacht in Hongkong also selbst aufkommen, oder ein Businessmeeting mit einem Lieferanten erfinden (was keiner nachprüfen kann)..... zum Glück ist meine Firma eher großzügig bzgl. Reisekosten, also da sehe ich kein Problem....
Nunja... hin und wieder gibt es ja auch Leute in der Buchhaltung, die meinen Geschäftsreisen sind reine Lustreisen und da darf man so wenig wie möglich durchgehen lassen, dasich die leute ja von morgens bis abends amüsieren. Da sie selber nie aus dem Büro kommen, wissen sies nicht besser...
Jo, und das sind dann auch genau die, die nur einmal im Jahr in Urlaub filegen (wenn überhaupt), und dann natürlich so aufgeregt sind, dass es in den Urlaub geht, und somit überhaupt nicht nachvollziehen können und wollen, wieso einem ein 12 Stunden Flug in Y nicht so glücklich macht, nachdem man ja erst letzte Woche von der Westküste der USA zurückgekommen ist.
Die Dame gehört einfach gefeuert. Natürlich kann es nicht akzetpiert werden, wenn Mitarbeiter sich auf Dienstreisen einen Lenz machen. Dennoch muss eine gewisse Balance gewahrt werden. Jeder, der viel unterwegs ist, weiß, dass lange Reise nicht unbedingt ein Zuckerschlecken sind. Gerade die kleinen "goodies" sind es doch, die Reisende bei Laune halten, und damit letztendlich massiv zum Unternehmenserfolg beitragen. Was bringt mir ein AD Mitarbeiter, der, weil ich jetzt den Taschenrechner raushole um auch noch bei der allerkleinsten Kleinigkeit zu motzen, keine Lust auf Reisen hat? Der kann sich noch so anstrengen, aber Kunden merken, ob der gut oder mies drauf ist. Genauso die teilweise idiotische Regelungen bzgl. Eco und Business Flüge. Da gibt es tatsächlich genügend Firmen, die lieber Full Fare Eco zahlen, anstelle einen discounted Business. Es kostet i.d.R. nicht mehr, erfordert ein bisschen mehr Planung, aber mein MA ist ausgeruht. Kleines Beispiel: CGN-EWR Eco unrestricted: EUR 1617,00 ++ C restricted ( Sunday rule ) nur EUR 1.300,00 ++ natürlich bleibt der MA damit ggf. 1 oder zwei Tage länger ( aber Wochenende ), ich muss als AG ggf. 2 Tage Hotel und Spesen mehr bezahlen, aber unter dem Strich kommt es finanziell fast auf das gleiche raus. Nur im einen Fall habe ich einen hochmotivierten Mitarbeiter, der seiner Firma dankbar ist, im anderen Fall jemanden, den ich 2 x 8 Stunden der puren Folter ( Eco ) ausgesetzt habe. Wer von beiden bringt mir bzw. meiner Firma letztendlich die besseren Ergebnisse? Nachdenken erlaubt
fbflyer, du sagst es! o.g. Vorgehensweisen und Restriktionen erfodern dann beim Mitarbeiter eben Tricks, die Taxis eben doch abgerechnet zu kriegen. Z.B. handschrifitlich auf die Hotelrechnung "kein Frühstück" draufschreiben (dann gibt's kein Abzug) obwohl man 1h beim Frühstücken war.... oder.... .... Ersatzbeleg für Anreise zum Hotel und halt da 20 EUR mehr draufschreiben. Möglichkeiten gibt's genug, Nachweis nur schwierig, wenn im alleine unterwegs. Übrigens: bei uns gab's auch schon so Helden (=Anfänger), die in China bei Einladungen zum Abendessen von Fremdfirmenm, das jeweils angeben haben (Verlust der Tagespauschale) 1. werde ich da nie satt, 2. kann das keiner nachweisen, dass ich da dabei war (Abrechnung der Firma in China) 3. war ich da offiziell nie dabei :wink:
Und dabei bitte nicht vergessen, ich bin selbst AG. Nur einer, der eben offensichtlich rechnen kann. :mrgreen:
Dann bist Du aber die Ausnahme, oder hast einen Controller, der auch mitdenkt (und nicht nur mit dem Taschenrechner). Aber ich muss Dir aus leidvoller Erfahrung sagen, dass in den meisten Firmen, auch wenn Rekordgewinne eingefahren werden, dennoch am letzten Cent noch herumgedreht wird, und sogar Reisekosten, die bei einem Projekt der Kunde übernimmt, immer noch der günstigste Flug (und auch nicht immer Full Fare Eco, aber das gibt es auch, lieber Y als D oder Z) gebucht wird. Prima dann auch, wenn Projektspezialisten anderer Firmen schön den Langstreckenflug in der Busi absolvieren, aber andere dann gestresst in der Y anreisen, na Danke Schön. Aber da kommt man mit vernünftigen Argumenten nicht weiter. Und der schlaue Hinweis, die Firma zu wechseln, hilft auch nicht immer, weil sich diese Denke leider immer weiter verbreitet (drückt ja die Kosten, und so lange die Mitarbeiter das mitmachen ...)
so geht's uns hier auch: wir dürfen nicht business fliegen, auch wenn das nur 200 EUR mehr kosten würde. Dann wird lieber Y für 4500 EUR nach HKG gebucht als die Diskussion zu starten, warum der jenige Business fliegen musste. Pervers! Die ganz Schlauen (ca.50% der Businessberechtigten) haben ein Attest vom Arzt, dass sie wegen Trombosegefahr oder Bandscheibenschaden nur Business fliegen dürfen. Klappt auch.....
ähem, wie bitte? Wiederhol das nochmal. 4500 in ECONOMY????? Wenn Business fliege, zahle ich da maximal 3.370 ( Buchungsklasse C )++ Geht aber auch ohne Vorausbuchungsfrist für 2570 bzw. 2870, wobei die 2870 im Zweifelsfall kostenlos umbuchbar sind. Natürlich KEINE LH, darüber braucht man ja nicht zu reden. Wäre doch mal ein Fall für das innerbetriebliche Vorschlagswesen. Kann richtig Kohle bringen :mrgreen: Du sagst es.
:shock: Von solchen Regelungen lebt die Lufthansa! Und dann wird um irgendeine Taxiquittung ein Riesenaufstand gemacht... :roll:
es gab wirklich einen Fall, als ich Business mit der TAP nach Rio gebucht hatte für schlappe 2400 EUR, bei LH war es zu der Zeit (Varig Pleite) ziemlich eng und die Tickets kosteten damals ab Deutschland 4500 EUR in Eco (Y=Überbbuchungsklasse für mich). Ab Österreich damals gleiches Flugzeug (über FRA) 1100 EUR auch Klasse Y (komisch aber wahr). Letztendlich sagte mir die Traveldame: ab Österreich ginge nicht, weil das LH checken würde, wo der Wohnsitz ist und dann eine Nachbelastung stattfände, die Businessclass darf sie nicht buchen, also habe die Y reserviert, was den Vorteil hatte, dass man das Ticket erst 3 Tage vor Ablfug ausstellen musste. Letztendlich wurde die ganze Reise gecancelt
Flüge: eine ehemalige (>70000MA) Firma hatte die Policy: innereuropäisch Y. Da hatte ich doch keinen Bock zu diskutieren, um auf einem halbstündigen Flug für denselben Preis in C zu fliegen. Oder gar billiger (das gibt es bei LX ab und zu...). Ist letztendlich auch i.O.: bei der Anzahl von MAs musst Du eine policy rausgeben und das Prüfen von solchen Sonderfällen ist nicht unaufwändig - klar: habe auch schon bei Firmen gesehen, dass die sich in solchen Fällen einfach 2 Ausdrücke daneben legen lassen und das dann durchginge - aber im ganzen muss man diese Prozesse simpel halten, damit die MAs nicht anfangen Policyoptimierer zu werden sondern sich dem core business zuwenden. Jetzt in einer kleinen Firma mit viel Vertrauen ist es easy: buche ich C, erwähne ich das wohl immer (inkl. Grund - glaube nicht, dass ich das bereits einmal vergass und wenn, ist es nie mit schlechtem Gedanken gewesen) und die Sekunde, die wir drüber gesprochen haben, ist auch das Maximum, was ich in ein C-Flug-Essen investieren möchte. Interkontinental bin ich für die noch nicht geflogen (ich glaube da steht C, ich bin sicher, da wird man sich einig). Reisekosten: So intuitiv, wie ich das nun mache, habe ich das auch bei den grossen Firmen getan: man ist unterwegs? Firmenessen? Dann zahlt die Firma. Das Taxi, die Bahn und was ich sonst noch so verfahre, veresse, vertrinke. Welches Gefährt ich nutze, mögen sie mich entscheiden lassen - wenn es sinnvoll ist, werde ich schon die Bahn nehmen. Da hat sich allerdings auch nie einer beschwert... Frühstück: 20% ziehen die wohl bei deutschen Firmen ab. Handschriftlich draufschreiben, wenn man kein Frühstück hatte. Da habe ich es immer korrekt gehalten: Gefrühstückt? Dann abziehen lassen; nicht gefrühstückt? Dann nicht. Ob das Frühstück im Zimmerpreis inkludiert war spielt keine Rolle (ich habe das eh immer zusammentragen lassen für die deutschen Firmen - hat Fragen vermieden). Meistens bin ich übrigens nicht im Hotel frühstücken gewesen - Preise bis 25€ oder drüber (gehabt in Luzern) ist mir das Brötchen nicht wert gewesen. Da dann lieber am Bahnhof einen Kaffee und sich die 9€60 (20% von 48€) auszahlen lassen. Spart mich rund nen 5er und die Firma rund 15€. Nun haben wir einen Grenzfall: ich habe einen Marriott Status und das Marriott bietet mir in deren Lounge Frühstück an. Auf meiner Rechnung steht natürlich nichts dergleichen (was ich oben aber bereits als für mich eher irrelevant ansah -natürlich ausser für deutsche Steuerbehörden- aber ich bin ja nicht in D)... Frühstück angeben oder nicht? Folgende Voraussetzungen: a) die Firma, die die Spesen zahlt, hat den Goldstatus und den Hotelaufenthalt bezahlt b) die Firma, die die Spesen zahlt, hat den Goldstatus aber nicht den Hotelaufenthalt bezahlt c) die Firma, die die Spesen zahlt, hat nicht den Goldstatus aber den Hotelaufenthalt bezahlt d) die Firma, die die Spesen zahlt, hat nicht den Goldstatus und nicht den Hotelaufenthalt bezahlt e) ich gehe da gar nicht frühstücken, aber eine nette Croissantverkäuferin schenkt mir einen Kaffee und ein Cornetto... Ich kann ja später mal schreiben, wie wir das (ganz unspektakulär) gelöst haben... aber was würdet ihr machen - was würde fbflyer machen? Natürlich nicht mehr Zeit investieren als an payback zu erwarten ist...
Mich zu fragen ist in dem Zusammenhang natürlich nicht ganz fair, da ich nicht nur angestellter GF bin, sondern mir der Laden ( GmbH ) gehört. Um es kurz zu machen. Es werden normale Reisekostenabrechnungen ( ohne Abzüge ) geschrieben, um den Rest hat sich der Steuerberater zu kümmern. Was da jetzt nachher als Geldwerter Vorteil oder nicht abzugsfähige Ausgaben oder ähnliches gebucht wird, darum kümmere ich mich nicht. Ist mir meine Zeit ehrlich gesagt zu schade. Wenns mal wieder Lohnsteueraußenprüfung gibt, muss eben alles in Ordnung sein. Ich hätte viel zu tun, wenn ich mich um steuerliche Fragen des Hotelfrühstücks kümmern würde. Es läuft bei mir übrigens nicht viel anders als bei dir. Wenn ich ein Executive Zimmer bekomme ( gebucht oder Status ) frühstücke ich dort natürlich. Ansonsten finde ich das Geld zum Fenster rausgeschmissen. Ein Brötchen und einen Kaffee gibts auch um die Ecke für kleines Geld ( und oftmals sogar besser ). Etwas anderes ist es z.B. bei Messen, wo man sowieso erst um 10:00 Uhr auf dem Stand sein muss und dann einen relativ harten Tag vor sich hat. Da darf man sich auch mal ein ausgiebiges ( und ggf. überteuertes ) Frühstück gönnen. Bzgl. Statusfragen: Status ist personenbezogen und damit meiner Meinung nach privat. Das auseinanderzuhalten ist auch vollkommen unmöglich. Beispiel: Ich habe den Hilton Gold Status. Aber nicht weil ich soooo viel in Hiltons übernachte, sonder der ist als Goodie mit der Amex Platin gekommen. Die aber zahle ich privat. Die Platinum Plus für Firmenausgaben ist kostenlos mit dabei. Auf der anderen Seite sind die Firmenausgaben natürlich höher, als meine privaten. Was jetzt mit den MR Punkten machen? Aufteilen? Oder was machen wir mit erflogenen Meilen? Die sind privat und geschäftlich. Man könnte natürlich fein säuberlich trennen. Aber wem gehören dann die 100 % Bonusmeilen als Plat? Den Plat habe ich ja auch teils privat, teils geschäftlich bezahlt. Splitten? Ehrlich gesagt: Alles Unsinn, viel zu aufwändig und damit zu teuer. Meilen, Punkte Status etc. ist privat. Kann jeder behalten und davon profitieren. Feierabend. Alles andere ist. m.E. Beschäftigungstherapie für Leute die sonst nix zu tun haben.
Stimme Dir zu und so machen wir es letztendlich auch: Wenn das Frühstück nicht auf der Rechnung steht oder im Zimmerpreis inkludiert ist, wird nichts abgezogen.
